28/07/2017 / Em: Processos

 

A busca pelo aperfeiçoamento das atividades organizacionais é uma constante no dia a dia das empresas, sendo um dos objetivos principais de todo gestor.

Automatização de processos

Contudo, para alcançar esse propósito, é necessário realizar investimentos e desenvolver estratégias que melhorem as operações e forneçam suporte para o gerenciamento dos setores e tarefas.

Nesse sentido, a automatização de processos é uma solução que vem ganhando espaço e se tornando quase que necessária no contexto empresarial.

Por meio dela, é possível otimizar os processos de diferentes áreas, obtendo maior produtividade, eficiência e redução de custos. Tudo isso se transformando em maior desempenho organizacional.

Quer saber como a automatização é benéfica ao seu negócio? Continue lendo e confira!

Quais são as características da automatização de atividades?

A automatização de atividades consiste no uso de uma ferramenta tecnológica que realize tarefas e processos manuais, repetitivos e demorados. Dessa forma, ela libera o colaborador para que deixe essas atividades frequentes e possa se dedicar a funções de maior valor agregado, que requeiram análises, maior raciocínio ou proximidade com o cliente.

A automação costuma aumentar a velocidade de realização de tarefas, diminuir os erros decorrentes por falha humana e elevar o grau de confiança dos processos. Tudo isso se reflete em ganhos organizacionais.

Quais atividades podem ser automatizadas?

O número de atividades que podem ser automatizadas cresce constantemente à medida que novas tecnologias surgem no mercado. Hoje em dia, quase todas as empresas possuem processos internos que podem ser aperfeiçoados com o emprego de tecnologias automatizadoras.

Contudo, para que você compreenda melhor, veja alguns exemplos de atividades que podem ser automatizadas:

  • cálculos matemáticos e financeiros constantes;
  • obtenção de indicadores de performance de diferentes áreas, como comercial, marketing, atendimento etc.
  • confecção de relatórios organizacionais;
  • métodos e formas de pagamentos;
  • emissão de nota fiscal eletrônica;
  • troca de informações entre balanças e sistemas de vendas;
  • controle de estoque, entre outros.

Quais os benefícios da automatização de processos?

A automatização de processos traz muitos benefícios para o seu negócio, como redução de custos e de erros operacionais. Além disso, veja algumas das principais vantagens que a tornam atrativa e essencial para empresas que querem alavancar seus resultados e melhorar suas operações:

Comunicação rápida e eficaz

A troca de informações entre um sistema automatizador e os programas gerenciais costuma ser rápida e eficaz, pois são reduzidos os erros decorridos de desatenção, cansaço e outros problemas gerados por falha humana.

Isso aumenta a segurança dos dados e a confiabilidade das operações, além de dar maior consistência para informações geradas após a realização das atividades.

Controle e monitoramento de resultados

Uma grande vantagem é que as ferramentas de automatização costumam emitir relatórios ou entregar indicadores de performance. Esses instrumentos são essenciais para os gestores conseguirem mensurar os resultados dos processos que envolvem automatização, além de conseguirem tomar decisões estratégicas com maior embasamento.

Por exemplo, a gestão de vendas poderá se beneficiar com informações sobre as emissões de notas fiscais eletrônicas, formas de pagamentos mais utilizados etc.

Diminuição das chances de erro

Vale reforçar que um sistema automatizador diminui as chances de erros não só na troca de informações, mas também nas atividades cotidianas que sejam manuais, repetitivas e contínuas. Por exemplo, em registros de vendas, pesagem em balanças e controle de estoque.

No primeiro caso, ele previne que se registrem múltiplas vezes os mesmos dados. Em relação às balanças, evita que informações equivocadas sobre pesos sejam computadas. Já os itens em estoque poderão ser marcados de forma adequada, sem duplicidades ou inconsistências

Facilidade de integração

O sistema automatizador facilita e cria agilidade para o seu empreendimento, fornecendo controle total. Ele permite que você integre múltiplas formas de pagamento, balanças e leitores de códigos de barras entre si ou com sistemas gerenciais.

Tudo isso facilita a gestão e operação da empresa, além de simplificar as vendas e tornar esse processo mais ágil e dinâmico.

Vale destacar que a integração pode abranger rotinas e processos de diferentes setores, melhorando ainda mais o cruzamento de dados, a execução das atividades e o gerenciamento do Ponto de Venda (PDV). Ganham não só você e os gestores do negócio, como também os funcionários.

Suporte otimizado à área comercial

Como visto acima, a área comercial também pode se beneficiar do uso de um sistema de automatização específico para ela, tendo seus processos otimizados. Uma tecnologia assim pode reunir informações das suas vendas em um só lugar, assegurando amplo controle e integração para o seu negócio.

Dentre as diversas funcionalidades que podem beneficiar a sua loja, temos a integração com leitor de barras e recursos preparados para o SAT-CF-e e a NFC-e.

Uma opção que trabalhe com o sistema de nuvem (cloud computing) pode trazer ainda mais vantagens, como maior disponibilidade de dados, acessibilidade irrestrita e maior segurança contra imprevistos (quedas de energia, incêndios etc.).

Dessa forma, você poderá acessar as informações de vendas de qualquer local do mundo, em qualquer hora, sendo necessário que você tenha apenas uma conexão à internet.

A segurança contra invasões e ataques cibernéticos também é ampliada, já que empresas que fornecem esse tipo de ferramenta na nuvem costumam investir em segurança.

Em suma, caso ocorra algum imprevisto, você só precisará acessar a nuvem e combinar os dados lá salvos com os seus sistemas para que tudo prossiga como antes. Se a queda for na internet, basta continuar operando seu PDV e depois sincronizar os dados gerados com os da nuvem.

A automatização de processos é um movimento que tem crescido nas empresas e que tende a continuar firme conforme ocorre o avanço tecnológico. Por isso, é fundamental direcionar recursos para a aquisição de ferramentas que otimizem fluxos de trabalho, além de tornarem a gestão mais fácil e acertada, graças a dados mais consistentes.

Essa prática poderá trazer importantes diferenciais competitivos, bem como elevar a produtividade interna e fortalecer os serviços voltados aos clientes, tornando-os mais precisos e seguros. Tudo isso trará melhores resultados para seu PDV.

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