05/11/2017 / Em: Gestão

 

Há alguns anos, a emissão de notas em uma empresa dependia, basicamente, da aquisição de um malote de talões — que eram encomendados em uma gráfica — e uma máquina de escrever para preenchê-los.

emissão de notas

O processo demandava conhecimentos profundos sobre tributação e era necessário enviar cópias desses documentos para o Fisco todo final de mês. Para se manter regularizada, toda empresa dependia dos serviços de um contador, que ficava encarregado de tirar dúvidas sobre alíquotas e códigos fiscais e de prestar contas na Receita Federal das notas emitidas.

Com o passar do tempo, surgiu a NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e a NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica), que tornaram o procedimento mais simples e menos trabalhoso. Uma empresa que conta com um software específico para a emissão de notas tem maior controle e autonomia.

Se você ainda tem dúvidas de qual método utilizar, neste post nós listamos algumas vantagens que o software para emissão de notas poderá trazer à sua empresa. Continue a leitura e confira!

Economia de tempo

Uma empresa que emitia diversas notas diariamente praticamente precisava de um funcionário somente para fazer esse serviço. Isso porque a emissão de notas que precisavam ser inteiramente digitadas levava muito tempo. Os impostos também eram calculados manualmente, o que exigia muita atenção e conferências posteriores para evitar erros na emissão.

Com a utilização do software, muitas notas fiscais eletrônicas podem ser emitidas no mesmo tempo que uma única levava para ser concluída antigamente.

Hoje em dia, o tempo para emissão de uma nota fiscal é muito menor do que era na época das máquinas de escrever. Com isso, a equipe otimiza o tempo e pode dedicá-lo a outras atividades importantes do setor.

Relacionamento mais estreito com o cliente

Os relacionamentos entre empresas atualmente acontecem por meio da tecnologia. São e-mails, programas de mensagens e muitas outras ferramentas que mudaram radicalmente o dia a dia de todos.

Até o telefone está ficando para trás diante da facilidade de comunicar-se de outras formas e, como era de se esperar, a emissão da nota fiscal eletrônica também faz parte desse rol de inovações.

Isso porque a incorporação dessas ferramentas faz com que a sua empresa passe uma imagem de modernidade. Seus parceiros podem até se animar a também implantar as mesmas inovações ou buscar alternativas em termos de processos e comunicação, o que pode criar uma relação de confiança e proximidade entre empresas que compartilham dos mesmos interesses e da busca por novos modelos tecnológicos.

Facilidade no preenchimento de notas

Na emissão manual, era necessário digitar todos os dados do cliente, que eram copiados de um cadastro, e calcular manualmente cada imposto. Os softwares para emissão de notas utilizam dados de clientes pré-cadastrados a cada documento emitido.

O primeiro passo ao adquirir a ferramenta é atualizar o cadastro dos clientes. Muitas vezes, mudanças de endereço podem acabar passando despercebidas e, uma nota fiscal que sai com o endereço antigo do cliente vai precisar de correção.

Essas correções implicam em atrasos na entrega da mercadoria e outros transtornos. É por isso que o melhor a fazer é sempre se certificar de que os dados estão corretos antes de emitir a nota.

Uma vez atualizado, ele será copiado automaticamente na emissão de cada nota fiscal para aquele cliente. Isso facilita o processo, visto que basta garantir que o cadastro esteja correto para que os dados saiam na nota sem maiores problemas.

Os softwares de notas fiscais também calculam os impostos automaticamente, o que elimina todo o trabalho com a calculadora, uma ferramenta essencial que fazia parte da emissão de notas.

Minimização de erros humanos

Com tanta informação para ser digitada e impostos sendo calculados manualmente, os funcionários ficavam muito mais passíveis de erros em notas fiscais do que atualmente, concorda? Era necessário ter total atenção para evitar erros de informação ou digitação e mais ainda para não calcular valores errados de totais de valores e impostos.

Quando um erro acontecia, os transtornos eram grandes, já que os talões eram numerados e as justificativas a respeito do cancelamento de um deles eram necessárias. Ou seja, erros não eram permitidos.

Sendo assim, como acertar tanto se a exposição ao erro se dava todos os dias, durante todo o expediente? Com a nota fiscal eletrônica, as falhas humanas podem ser minimizadas, já que tudo é praticamente feito pelo sistema.

É claro que podem ocorrer erros de cadastro ou de dados inseridos, mas a incidência é muito menor do que na época em que tudo era feito por mãos humanas.

Otimização da logística

Por meio da nota fiscal eletrônica, o cliente fica sabendo o exato momento em que você faturou a mercadoria. Ele já pode fazer a conferência de quantidade, valor e forma de pagamento com o seu pedido.

Quando o material chegar, é só checar se está condizente com o que foi faturado, o que torna o recebimento mais rápido e preciso. As notas manuais fazem com que o cliente também precise conferir os dados com o pedido no momento da chegada da mercadoria.

Além disso, ele nunca sabe exatamente se o material já foi faturado ou não. A nota fiscal eletrônica dá uma ideia mais exata de quando a mercadoria vai chegar, o que faz com que, além das conferências prévias, o pessoal da expedição já esteja preparado para o recebimento.

Dessa forma, os processos de logística também podem ser otimizados por meio dessa importante ferramenta de faturamento.

Complemento ao trabalho do contador

Apesar de todos esses benefícios e da autonomia trazida pelos sistemas de emissão de notas fiscais, é um erro pensar que o contador se tornou um profissional desnecessário e que pode ser descartado.

Embora não seja mais peça fundamental no processo de emissão de notas, ele continua tendo grande importância após a emissão para sanar dúvidas contábeis e ajudar a manter a sua empresa sempre em dia com o fisco.

O software de emissão de notas fiscais não deve ser visto como uma alternativa em relação à contratação de um contador, mas sim como um processo complementar. O funcionário continua sendo um parceiro valioso para a empresa, com ou sem nota fiscal eletrônica.

Percebeu como a emissão de notas pode ser otimizada por meio de um software desenvolvido especificamente para essa função? Viu como até os seus clientes se beneficiam quando você abre as portas para a inovação tecnológica? Então, para saber mais, entre em contato conosco e conheça nossos softwares.

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