09/11/2018 / Em: Gestão

 

Quando se trata de aumentar a produtividade e os lucros, nenhuma solução é excessiva, especialmente quando não há aumento proporcional de custos. Nesse sentido, atualmente, diversos aplicativos e programas são capazes de cobrir rotinas de escritório, de evitar retrabalhos, de conectar a equipe e de ajudar com a gestão de negócios.

gestão de negócios

Contudo, antes de sair instalando qualquer coisa no seu smartphone ou computador, é preciso saber o que cada aplicação oferece e como ela pode, de fato, facilitar sua rotina de trabalho à frente da empresa.

Por isso, neste post, reunimos algumas das principais soluções disponíveis no mercado e informações essenciais sobre como elas funcionam para ajudar você a fazer a escolha mais adequada para o seu negócio. Acompanhe a leitura e saiba mais!

1. Organizze

Quando as próprias finanças estão um caos, dificilmente alguém consegue colocar as contas de uma empresa em ordem, não é verdade? E você, sabe o valor exato do total de entradas e de saídas todos os meses ou só vai pagando os boletos à medida que vão chegando?

Para ajudá-lo a controlar suas finanças, o app Organizze oferece vários recursos, tais como: categorização dos lançamentos, alertas de contas a pagar, planejamento de metas para realizar sonhos e controle de cartões. A versão básica do aplicativo é gratuita e para ter acesso a todos os recursos, é cobrada uma taxa mensal de R$ 8.

2. Expensify

Quem viaja bastante a negócios sabe que precisa ser responsável com os gastos e guardar todos os recibos para, posteriormente, pedir reembolso à empresa. No entanto, manter toda aquela papelada é uma tarefa desafiadora, especialmente para quem não tem por hábito ser organizado. Se, por alguma eventualidade, você perder os recibos, corre o risco de ficar sem restituição.

A ideia do aplicativo Expensify é simplificar essa tarefa. São quatro funções principais: Smartscan, Add Expense, Track Time e Track Distance. A primeira permite o escaneamento (ou fotografia) do recibo para gravação dos dados, enquanto a segunda serve para inserir os dados manualmente. A função Track Time é útil para calcular o tempo de trabalho durante a viagem. Já o Track Distance mede quanto foi gasto com deslocamentos — o que pode ser feito com apoio do GPS, de uma foto do hodômetro ou apenas digitando a distância entre dois lugares.

O Expensify gera relatórios em PDF que podem ser compartilhados por e-mail, Google Drive, Dropbox ou outros serviços em nuvem. Há também outras funções acessórias que você pode explorar à vontade. O app conta com uma versão individual gratuita, uma para pequenas equipes por US$ 5 por mês/usuário e outra, corporativa, por US$ 9 ao mês/usuário.

3. Go to meeting

O teletrabalho — também conhecido como home office — é uma tendência em ascensão no Brasil. De acordo com a última pesquisa Home Office Brasil, realizada em 2016 pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt), houve um aumento de 50% no número de empresas que estão implementando a modalidade na comparação com 2014. Com a validade da Reforma Trabalhista, esse número deve aumentar.

Embora o trabalho a distância seja prático para empresas e funcionários, conduzir reuniões remotas pode não ser tão interessante. Para esse problema, há soluções mais genéricas de videochamadas, como Skype e Hangouts, e existem opções especializadas, como o Go to meeting.

Para escolher o software — e o melhor plano para você — é necessário saber quais são as funcionalidades cruciais para o negócio. Ele tem planos que variam de US$ 19 mensais (10 usuários) a US$ 49 mensais (para até 100 participantes). O plano mais sofisticado oferece gravação das reuniões, sala personalizada e compartilhamento de teclado e de mouse.

4. Dropbox

Hoje em dia, quando se fala em nuvem pessoal, o exemplo mais lembrado é o Dropbox. Para o usuário, o funcionamento é simples: o programa cria uma pasta no computador, no smartphone ou no tablet que pode ser sincronizada no servidor ou em outro dispositivo no qual você esteja logado. Por conta disso, essa pode ser uma das melhores soluções para evitar aquela parafernália de pen-drives, os quais são os maiores vetores de malwares nas empresas.

Com o Dropbox, também é possível gerenciar permissões de pastas, criando um ambiente virtual de trabalho confiável e eficiente. Você sabe exatamente quem está acessando ou modificando determinado arquivo. Além disso, o programa pode ser integrado com outros aplicativos de produtividade, como o Trello.

Há duas versões principais: para pessoas e para empresas. Para pessoas, os preços dos planos variam entre gratuito e US$ 20 por mês — a diferença principal é o espaço virtual destinado às contas. Para empresas, os valores mais comuns são US$ 15 e US$ 25 por mês/usuário. Já para planos específicos, é necessário consultar a equipe de vendas.

5. Evernote

Sabe aquela brilhante ideia que vem nos momentos mais inoportunos quando não temos nada à mão para registrá-la e temos que confiar apenas na memória para não perdê-la? Com o Evernote, esse risco é menor.

O aplicativo, com uma interface simples e intuitiva, permite a escrita, o salvamento, a organização e o compartilhamento de notas e de arquivos de qualquer lugar em que você esteja — desde que tenha um celular com o app à mão. As notas são sincronizadas via web ou plano de dados e ficam salvas para que você possa resgatá-las quando precisar.

O plano mais básico é gratuito, mas há opções que variam entre R$ 40 e R$ 80 por ano. Existe também a opção de um plano para empresas por R$ 24 ao mês por usuário cadastrado. Assim sendo, é uma boa alternativa para quem procura por ferramentas de produtividade para integrar os fluxos de trabalho.

6. Quickbooks Zeropaper

Assim como o Organizze, o Quickbooks Zeropaper atua sobre as finanças, com uma diferença: o foco é na sua empresa. Com o aplicativo, é possível saber todas as movimentações de entradas e de saídas como se estivesse gerenciando sua própria carteira de investimentos ou seu orçamento familiar. Assim, fica mais fácil tomar decisões, agir para reduzir perdas e saber para onde está indo o dinheiro do negócio.

O serviço oferece 50 GB de espaço para armazenar comprovantes e concentra várias contas de banco e de cartões de crédito em apenas um lugar, tornando a gestão de negócios mais prática e eficiente.

As transações podem ser classificadas por critérios como categoria ou centro de custo, tornando o rastreamento mais ágil. Como em diversos outros apps, também é possível adicionar usuários e controlar as permissões de cada um. O valor padrão da assinatura recorrente é de R$ 19,90 por mês.

7. Pipedrive

Seu processo de vendas está emperrado e cheio de desperdícios? Não se abale, existe uma solução. O Pipedrive funciona tanto como CRM quanto como software para gestão do funil de vendas. Com o app, é possível ter uma visão clara de todo o processo, direcionar equipes e delegar atividades.

A ferramenta tem funcionalidades como gerenciamento de e-mail, linha do tempo de cada contato, múltiplos funis, calendário, caixa de entrada de vendas e — no caso do plano mais avançado — relatórios de receitas. Os planos variam entre R$ 15 e R$ 75 por mês

O uso de aplicativos já se tornou tão comum que é quase impossível imaginar nossas vidas sem eles. E esses pequenos programas, além de facilitarem nosso cotidiano, podem fazer muito mais: se você souber utilizá-los, ganha aliados valiosos na gestão de negócios por um custo muito baixo.

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